Visie, missie en strategie
Veel verenigingen hebben een missie, visie en een strategie maar hoe zien we die terug in de vereniging? Staat het alleen op papier of zien we het duidelijk terug in alles wat de vereniging doet en uitstraalt. Het is belangrijk dat ieder lid op de hoogte is van deze zaken en het bestuur heeft de taak te controleren of de commissies ook handelen volgens deze afgesproken dingen. Het meerjaren beleidsplan bewaakt dit voor de lange termijn en het jaarplan geeft er voor het komende jaar handvatten aan.
Weten jouw leden de missie te benoemen als je ze er naar vraagt?
Rollen, taken en verantwoordelijkheden
Als verenigingsadviseur voor de NFB, Rugby Nederland en RaboClubsupport kom ik bij heel veel verenigingen over de vloer. Heel vaak kom ik dan betrokken bestuurders tegen die heel erg veel uitvoerend werk doen. Hierdoor komen ze niet aan besturen toe. In het vorige Verenigingsadvies heb ik de rol van de voorzitter eruit gelicht. Vandaag zijn de secretaris en de penningmeester aan de beurt:
Secretaris
De secretaris is de schrijver van het bestuur en daarmee van de vereniging.
Taken:
- Het bezoeken van door het bestuur uitgeschreven vergaderingen volgens een van tevoren vastgesteld vergaderschema, met uitzondering van extra vergaderingen.
- Is belast met de correspondentie en administratie van de vereniging, voor zover deze taak niet aan anderen is opgedragen.
- Bewaart alle stukken, die betrekking hebben op de vereniging.
- Stelt de notulen van de bestuurs- en algemene vergaderingen op.
- Stelt het Jaarverslag op aan het einde van het boekjaar na goedkeuring van het bestuur.
- Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
- Stelt in overleg met de voorzitter een agenda van de bestuursvergadering op.
- Verwerkt in- en uitgaande post.
- Heeft direct contact met de coördinatoren.
- Zorgt voor naleving van de AVG-wet
Penningmeester
De penningmeester beheert de financiën van de vereniging en is coördinator van de financiële en administratie commissie
Taken:
- bezoeken van door het bestuur uitgeschreven vergaderingen volgens een van tevoren vastgesteld vergaderschema, met uitzondering van extra vergaderingen.
- Middels een boekhouding het bijhouden van de financiële administratie.
- Het opstellen van de jaarrekening ten behoeve van de Algemene Vergadering met de daarbij behorende toelichtingen.
- Het opstellen van een begroting ten behoeve van de Algemene Vergadering.
- Het tijdig door de kascontrolecommissie laten controleren van de boeken ten behoeve van de rapportage aan de Algemene Vergadering.
- Het regelmatig controleren van de uitgaven met de cijfers van de begroting. Zes wekelijks rapporteren aan het bestuur, zodat overschrijdingen van de begroting tijdig worden gesignaleerd en er direct op problemen kan worden ingespeeld.
- Het tijdig aanvragen van subsidie bij de gemeente
- Het volgens afspraak uitbetalen van de onkostenvergoedingen van het technisch kader.
- Het innen van de contributie middels facturen en automatisch incasso via de bank.
- Het betalen van ontvangen facturen en declaraties nadat deze geverifieerd zijn.
- Bondsbijdrage voldoen aan de Korfbal bond
- Draagt zorg voor het verzekeringsbeheer
Aad Zuurbier
Verenigingsadviseur Nederlandse Frisbee Bond
tel: 0628246924
